SECRETAIRE ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE H/F SITE INDUSTRIEL NEUILLY SUR MARNE 93

AES INTERIM, travail temporaire et agence de recrutement, spécialiste Intérim, CDD & CDI, dans le domaine du tertiaire, recrute pour un de ses clients une SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE H/F sur un site industriel à NEUILLY SUR MARNE 93.

Vos missions sont les suivantes :

GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE

• Accueil téléphonique et physique : clients/commerciaux/transporteurs/chauffeurs: renseignements, …
• Calcul des devis
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Prise de commande transférée au planning
• Gestion de la caisse et des règlements comptants
• Gestion des code-articles

RH

• Gestion de la badgeuse KELIO, vérification pointage des heures, primes, suivi des absences, ….
• Gestion et suivi des salaries avec le siège et des demandes des salariés : CP, permis, avances, ....
• Gestion administrative des intérimaires

EXPLOITATION

• Gestion des tableaux de suivi
• Gestion des EPI
• Envoi de produits pour analyse au laboratoire
• Gestion administrative des livraisons et chauffeurs
• Gestion administrative de la maintenance des machines

BASCULE

Gestion quotidienne du pont bascule PRECIA (entre 1 et 2 heures par jour) : entrées/sorties de camion, suivi et modification de bon de pesée, création client/chantier/produit/transporteur, ...

• Remplacement des agents du pont bascule quand ils sont absents
• Suivi des encours commandes avec les BLs
• Gestion à distance d’un site secondaire à Fresnes : contrôle des passages

COMMERCE

• Accompagnement administratif de la relation commerciale et des devis

FACTURATION

• Création client/chantier/produit.
• Gestion des tarifs et de la base client
• Rapprochement et vérification des données (proposition de prix, BLs, bons de commandes, planning, ...)
• Réalisation des tableaux préparatoires clients/article pour facturation
• Logiciel CEGID/QUADRA: saisie des devis, factures, avoirs. Facturation mensuelle (250/300 factures)
• Mise sous plis ou envoi par dématérialisation
• Transfert de la facturation en comptabilité
• Réalisation tableaux de synthèse commerciaux (ventes, flux, matériaux, …) sous Excel
• Suivi des encours clients : transmission des informations client pour les relances clients au siège

FOURNISSEURS

• Réception, vérification, rapprochement BL/factures
• Gestion de la relation administrative avec les fournisseurs, des litiges qualité et éventuels avoir

Rattachement :

• Responsable du site pour la partie opérationnelle
• Le directeur financier pour la partie administrative et financière

Le profil recherché :

• Gestion pack office

Qualités requises :

• Gestion rigoureuse des priorités, de son organisation et de son planning
• Rigueur constante dans son travail pour éviter des erreurs
• Capacité à travailler plusieurs sujets dans des domaines différents

Rémunération selon profil

13 ème mois

Poste en CDI

Horaires :

Horaires : 39H/semaine

lundi, mardi, mercredi et jeudi 7h-12h/13h-16h

vendredi : 7h-12h/13h-15h